Het einde van het jaar is een lastig moment voor inkoop. De feestdagen zorgen voor drukte, er is budget dat nog op moet, of juist op is, en de jaarafsluiting komt eraan. Wie dan op gevoel inkoopt, begint januari met te veel van wat niet loopt en te weinig van wat wel loopt.
Dit artikel is voor eigenaren, inkopers en financieel verantwoordelijken in het mkb die hun inkoop aan het eind van het jaar scherper willen sturen. Koop je op contract in met vaste hoeveelheden per maand, dan heb je minder ruimte om bij te sturen en is dit minder van toepassing.
Inkopen op wat er echt ligt
Een WMS laat realtime zien wat er in je magazijn ligt. Daardoor bestel je bij op basis van wat er werkelijk is, en niet op basis van een spreadsheet die vorige week is bijgewerkt. Geen onverwachte tekorten, geen dubbele bestellingen.
Je ziet ook welke artikelen hard gaan en welke al maanden op dezelfde plek staan. Die omloopsnelheid is aan het eind van het jaar je belangrijkste stuurgetal. Artikelen die niet draaien, zijn geld dat stilligt. Artikelen die snel draaien, verdienen je budget. Wat al te lang ligt, heet dode voorraad: daar koop je niet bij, daar zoek je een uitweg voor.
Daarnaast zet een WMS orders in de juiste volgorde, op basis van urgentie of klant. Zo voorkom je dat een belangrijk artikel net op is als je beste klant het nodig heeft.
Inkopen op wat er besteld wordt
Een order management systeem brengt de orders uit al je kanalen samen. Je ziet per artikel hoeveel er besteld wordt, via je webshop, bol.com of je vaste zakelijke klanten. Dat koppelt de orders aan de voorraad en voorkomt dat er dubbel wordt besteld of te veel wordt ingeslagen.
Met die cijfers zie je welke producten de vraag dragen. Dat is waar je budget heen moet. En komt er in december een plotselinge piek, dan beslis je snel over bijbestellen zonder dat je in januari met een overschot zit.
Veeg zijwaarts om de hele afbeelding te zien.
Koppelen maakt het compleet
Pas als je WMS, je orderverwerking en je ERP gegevens delen, zie je voorraad, orders en budget in één beeld. Inkoop, magazijn en verkoop praten dan over dezelfde cijfers.
Sneller reageren op de vraag. Je past je voorraad aan op wat er werkelijk besteld wordt. Geen onnodige voorraad, geen spoedbestellingen met spoedtoeslag. En als het budget krap is, heb je ruimte om te schuiven.
Lagere inkoopkosten. Minder verspilling, omdat je op kloppende cijfers inkoopt. Je ziet welke artikelen te veel liggen en waar je voorraad kunt verplaatsen tussen locaties in plaats van nieuw te kopen. En inkoop, magazijn en verkoop hoeven niet meer te bellen om te weten wat er speelt.
Wie verder wil gaan met voorspellen en automatisch bestellen, kan een gespecialiseerd inkoopsysteem koppelen. BizBloqs koppelt onder meer met Slimstock en Optiply. Zie alle integraties.
Praktische tips voor je inkoopbeleid aan het eind van het jaar
Begin met een stand van zaken. Wat ligt er, wat staat er open, wat komt er nog binnen? Geef voorrang aan inkoop die het meeste oplevert.
Kies voor snellopers. Budget in artikelen die snel draaien, levert het meest op en voorkomt dat je voorraad opbouwt die in januari nog staat. Bereken per artikel wanneer je moet bijbestellen met bestelpunt berekenen.
Laat afdelingen hetzelfde zien. Als inkoop, magazijn en verkoop dezelfde realtime cijfers zien, worden budgetbeslissingen beter en sneller.
Denk aan de jaarafsluiting. Je accountant wil een voorraadwaarde die klopt. Met een systeem dat realtime bijwerkt en een vaste voorraadtelling door het jaar heen, hoef je op 31 december niet alles stil te leggen om te tellen. Meer daarover op de pagina voor accountants.
Kijk naar investeringen, niet alleen naar voorraad. Overweeg je een investering in je magazijn, zoals stellingen, scanners of software? Vraag je accountant dan naar fiscale investeringsregelingen en of het uitmaakt in welk jaar je investeert.
Zo benut je je budget aan het eind van het jaar goed, en leg je meteen de basis voor een inkoopbeleid dat het hele volgende jaar werkt.
Twee vragen over je eigen inkoop
Welke tien artikelen hebben dit jaar het langst in je magazijn gelegen, en heb je ze dit jaar nog bijbesteld?
Hoeveel dagen kost het je nu om aan het eind van het jaar een voorraadwaarde aan je accountant te geven waar je zelf achter staat?
Wil je zien hoe je inkoop met kloppende cijfers werkt? Plan een demo.
