Système de gestion des stocks : ce qu'il tient sous le total

Savoir combien vous détenez est la partie facile. Savoir où la marchandise se trouve, de quel lot elle vient et ce qui est réellement disponible à la vente : voilà ce qui décide si vous pouvez expédier.

Un système de gestion des stocks tient ce détail. La plupart des logiciels tiennent une quantité par article — quatre cents unités, par exemple. C'est exactement ce qu'il faut pour valoriser et pour réapprovisionner, et c'est pour cela que ce chiffre a été conçu. Mais ces quatre cents unités sont réparties sur onze emplacements, dans trois lots, dont soixante déjà promises à une commande et vingt dans un bac de retours que personne n'a ouvert. Le total est juste. Il est seulement inutilisable pour la personne qui doit servir une commande de cent.

Ce que tient un système de gestion des stocks

Six niveaux, au lieu d'un seul chiffre.

L'emplacement : où exactement, et non « dans l'entrepôt ». Le lot et le numéro de série : quelle unité, quelle date, quelle réception — voir numéro de lot. L'état : libre, bloqué, en contrôle, abîmé, en retour. Le stock engagé : promis à une commande, donc plus disponible. Le disponible réel : le seul chiffre que vous pouvez promettre à un client. Le mouvement : qui a déplacé quoi, quand, et d'où cela venait.

« En stock » et « disponible » sont deux chiffres différents. C'est la distinction la plus simple de ce métier, et c'est celle que la plupart des systèmes ne font pas.

Les six situations qui amènent le sujet

Le chiffre est bon et la marchandise a disparu : le système annonce quatre, l'emplacement est vide, quelqu'un part chercher et la commande attend. Vous achetez ce que vous détenez déjà. Plusieurs systèmes tiennent plusieurs vérités. Les lots et les dates — DLC, DDM — sont suivis à la main sur un tableur. Les retours sont un angle mort : la marchandise revient, elle reste sur une palette, et le traitement des retours n'a lieu que quand quelqu'un trouve le temps. Enfin : deux sites, un seul chiffre, et personne ne sait d'où expédier.

Si trois de ces six situations vous sont familières, vous faites déjà de la gestion des stocks — à la main.

Où s'arrête l'ERP, et où commence le reste

Si votre entrepôt a de la place, si vos équipes savent où tout se trouve et si vous embauchez rarement, le module stock de votre ERP fait le travail. Ces entreprises ne nous achètent rien, et c'est la bonne décision.

La bascule se produit le jour où les gens commencent à chercher, et le jour où une nouvelle recrue a besoin de semaines plutôt que de jours.

Il n'y a alors pas deux stocks à tenir, mais un seul, à deux étages. L'ERP garde le total par article, pour la valorisation, les achats et le réapprovisionnement. Le système de gestion des stocks tient l'emplacement, le lot, l'état et l'engagement — ce qui peut être promis. L'entrepôt, lui, tient ce qui est physiquement sur l'étagère : prélèvement, rangement, comptage. Ce dernier étage est le domaine du logiciel WMS, et la frontière est traitée en détail sur la page système de gestion d'entrepôt.

Pas à côté de l'ERP : dessous. Un total, à un seul endroit. Votre système nous dit ce qui est demandé, nous lui disons ce qui s'est passé. Rien n'est dupliqué, et le connecteur ERP qui porte ces messages est configuré, pas développé.

Trois niveaux de logiciel, et ce qui les sépare

Niveau 1, l'enregistrement. Des quantités par article, des mouvements consignés après coup. Utile, et insuffisant dès qu'il y a deux canaux.

Niveau 2, l'affectation. Qui obtient l'unité quand la boutique en ligne, la place de marché et le B2B tirent sur la même marchandise. Sans cette couche, vous fonctionnez au matelas : le stock de sécurité est de la trésorerie immobilisée dans les racks. C'est la logique du logiciel de gestion des commandes.

Niveau 3, l'emplacement. Du stock par emplacement, un scan à chaque mouvement, un comptage continu. C'est le niveau où une erreur ne peut plus passer inaperçue.

Six questions à poser à un éditeur

Montrez-moi le disponible et l'engagé par canal, pour un SKU, en trois chiffres séparés. Quel est le délai mesuré entre une confirmation de prélèvement et la mise à jour de la disponibilité d'un canal — le délai mesuré, pas la cible annoncée. Comment sont tenus le lot, le numéro de série et la date de péremption. Comment se fait le comptage sans arrêt d'activité. Que se passe-t-il avec plus d'un site — un prestataire de logiciel 3PL qui détient votre marchandise compte comme un site. Et : un changement de processus relève-t-il de la configuration ou d'une demande à l'éditeur ?

La dernière question est celle qui décide de ce que vous paierez dans dix-huit mois.

Compter sans arrêter

Un comptage annuel entrepôt fermé est coûteux, et il produit une photo censée tenir un an. Les comptages tournants prennent l'autre chemin : une petite partie de la gamme chaque jour, les rotations rapides plus souvent que les lentes, sans interruption. L'intérêt n'est pas de mesurer la dérive plus finement. C'est que le chiffre ne dérive jamais assez pour compter.

Deux obligations viennent par ailleurs de l'extérieur et imposent une date. Un client qui vous demande de remonter un lot jusqu'à celui qui l'a réceptionné : c'est une question contractuelle. Et l'audit légal des comptes : dès que vos comptes sont audités, votre valorisation de stock doit résister à cet audit, et un comptage qui ne se réconcilie pas devient une observation plutôt qu'un désagrément. Les seuils qui déclenchent cette obligation diffèrent d'un pays à l'autre : vérifiez le vôtre avec votre expert-comptable.

Où nous nous situons

Gestion des stocks, direction de l'entrepôt et affectation des commandes sur une seule plateforme. Monter d'un niveau ajoute des capacités sans changer de système ni reconstruire l'historique — les trois niveaux sont décrits sur WMS pour PME, PME+ et Enterprise. Nous travaillons avec votre ERP plutôt qu'à sa place, et nous configurons plutôt que nous développons. BizBloqs est un éditeur néerlandais : les données restent en Europe et sous droit européen. Pour certaines entreprises cela n'a aucune importance ; pour d'autres, dans le secteur public et le retail en particulier, c'est une contrainte d'achat.

Si vous voulez chiffrer l'écart sur vos propres volumes, le calculateur ROI le fait sans mur de formulaire, et une demi-heure en réserver une démo suffit à savoir si nous vous convenons — y compris quand ce n'est pas le cas.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des stocks ?

Un logiciel qui tient, sous le total unique de votre ERP, le détail qui décide si vous pouvez expédier : l'emplacement exact, le numéro de lot ou de série, l'état de la marchandise, la part déjà promise à une commande et la part réellement disponible à la vente.

Le module stock de mon ERP ne suffit-il pas ?

Pour certaines entreprises, si. Si votre entrepôt a de la place, si vos équipes savent où tout se trouve et si les nouvelles recrues sont rares, le module de votre ERP fait le travail. Ces entreprises ne nous achètent rien, et c'est normal. La bascule se produit le jour où les gens commencent à chercher.

Faut-il remplacer l'ERP ?

Non. L'ERP garde le total par article, la valorisation, les achats et le réapprovisionnement. BizBloqs tient le détail dessous, pas à côté : votre système nous dit ce qui est demandé, nous lui disons ce qui s'est passé. Il reste un seul chiffre de stock dans l'entreprise.

Peut-on compter sans arrêter l'entrepôt ?

Oui. Une petite partie de la gamme chaque jour, les articles à rotation rapide plus souvent que les lents, sans interruption d'activité. L'intérêt n'est pas de mesurer l'écart plus finement : c'est que le chiffre ne dérive jamais assez pour devenir un problème.