Je verkoopt via je eigen webshop, via bol.com, en een paar vaste klanten bestellen via een B2B-portaal. Je ERP doet de facturen. En ergens in het midden zit iemand die elke ochtend orders overzet, voorraad naloopt en uitzoekt waarom een artikel op twee kanalen tegelijk is verkocht. Dat is geen personeelsprobleem. Dat zijn losse systemen.
Dit artikel is voor mkb-bedrijven die op meer dan één kanaal verkopen en voelen dat het overzetten tussen systemen hun groei afremt. Verkoop je via één kanaal en past alles in je ERP, dan heb je dit nog niet nodig.
Waar het misgaat als systemen los staan
Elk kanaal maakt zijn eigen orders, zijn eigen btw-regels en zijn eigen voorraadmutaties. Zonder koppeling hangt alles aan handwerk of aan halve koppelingen die af en toe stilvallen. En één gemiste update is genoeg: het artikel staat nog als leverbaar op bol.com terwijl het laatste stuk net via de webshop is verkocht.
De klachten zijn in bijna elk bedrijf hetzelfde:
- dubbele klanten en ordernummers die per systeem anders zijn
- voorraad die te laat of niet wordt bijgewerkt, met oververkoop als gevolg
- facturen die met de hand worden afgestemd tussen webshop en ERP
- verzendlabels met fouten omdat er een veld ontbrak
- retouren en creditnota's waar niemand overzicht over heeft
- rapportages die elke dag uit losse CSV-bestanden worden samengeplakt
Waarom je ERP dit niet alleen oplost
Een ERP is gebouwd voor de boekhouding. Het is goed in facturen, grootboek en inkoop, maar het is niet gemaakt om per minuut te reageren op wat er in vijf kanalen gebeurt. Moderne koppelingen gaan er vaak moeizaam mee.
Orderverwerking software vult dat gat. Het is de operationele laag die orders splitst, toewijst, voorraad reserveert en direct bijwerkt. Het ERP blijft de financiële bron. Elk systeem doet wat het goed kan, en je weet welk systeem waarvoor de baas is.
Veeg zijwaarts om de hele afbeelding te zien.
Wat orderverwerking software doet
Alle orders, uit elk kanaal, komen op één plek binnen. Daar worden ze gecontroleerd op volledigheid en aangevuld met artikel-, prijs- en voorraadgegevens. Op basis van je regels gaat de order naar het juiste magazijn, en de pickopdracht staat klaar. Na verzending gaan track-and-trace en factuurgegevens automatisch terug naar het kanaal en het ERP.
Dat levert vier dingen op:
Zicht op elke order. Van bevestiging tot levering zie je per kanaal waar een order staat, hoeveel er binnenkomen en waar het blijft hangen. Je hoeft niet te wachten op het overzicht van gisteren.
Regels in plaats van keuzes. Je legt vast wat er moet gebeuren: orders uit het noorden naar het dichtstbijzijnde magazijn, een artikel zonder voorraad op de lijst voor later (een backorder), voorraad gereserveerd voor je belangrijkste klanten. In de drukte van november hoeft niemand dat meer per order te beslissen.
Eén voorraadstand voor alle kanalen. Verkoop je iets via de webshop, dan gaat de voorraad op bol.com en in het B2B-portaal meteen omlaag. Dat voorkomt oververkoop en maakt afhalen in de winkel of verzenden vanuit de winkel mogelijk.
Een ERP en magazijn die hetzelfde zeggen. Klanten, artikelen en prijzen gaan automatisch heen en weer. Iedereen werkt met dezelfde cijfers, en niemand hoeft meer te discussiëren over welke spreadsheet klopt.
Voor je klanten is het verschil direct merkbaar: een orderbevestiging die meteen komt, een levertijd die klopt, een track-and-trace-link die werkt. Je klantenservice hoeft minder vaak sorry te zeggen. En je zakelijke klanten, die plannen op jouw levertijden, gaan je meer vertrouwen.
Systemen koppelen zonder IT-project van maanden
Een nieuw kanaal of een extra vervoerder toevoegen moet geen project van maanden zijn. Met kant-en-klare koppelingen sluit je het aan en ga je verder. BizBloqs koppelt onder meer met Exact Online, Exact Globe, AFAS, SAP Business One en Business Central, met Shopify, WooCommerce, Magento en Lightspeed, met ChannelEngine en Channable voor bol.com en andere marktplaatsen, en met Sendcloud en nShift voor vervoerders als PostNL en DHL. Zie alle integraties en de marktplaatskoppelingen.
Krijgen je grotere klanten hun orders rechtstreeks vanuit hun eigen inkoopsysteem bij jou binnen, zonder mail of portaal? Dat heet EDI. Lees dan ook hoe EDI in order management werkt.
Waar je op let bij beveiliging
Kies software waarbij gegevens versleuteld worden verstuurd, waarbij je per rol bepaalt wie wat mag zien, en waarbij elke wijziging wordt vastgelegd. Werk je met producten waarvoor herleidbaarheid verplicht is, zoals voeding, cosmetica of medische hulpmiddelen? Dan moet de software per batchnummer en serienummer de volledige geschiedenis bewaren. BizBloqs doet dat standaard.
Zo pak je het aan
- Breng in kaart welke systemen een order aanraken en waar het vertraagt of dubbel gebeurt.
- Kies welk kanaal je als eerste koppelt. Meestal is dat het kanaal met de meeste orders.
- Leg je regels vast voor toewijzing, reservering en uitzonderingen.
- Test de koppelingen met echte orders, ook met wijzigingen, annuleringen en retouren.
- Train de mensen die ermee werken, en zorg voor ondersteuning in de eerste weken.
Een goede implementatiepartner past deze stappen in op je bestaande werk, in plaats van alles stil te leggen.
Meet daarna een paar dingen, en blijf ze meten: hoe lang een order per kanaal onderweg is, hoeveel orders foutloos de deur uitgaan, hoe snel voorraadwijzigingen doorkomen, hoe lang een retour duurt en hoe tevreden klanten zijn. Leg de stand vast vóór je begint, anders kun je later niet laten zien wat het heeft opgeleverd.
Mensen meenemen
Nieuwe software roept weerstand op. Mensen zijn bang dat het ingewikkeld wordt, of dat hun werk verandert. Betrek de belangrijkste gebruikers vroeg, laat ze de overzichten zien, en laat met echte voorbeelden zien hoeveel tijd het scheelt. Train per rol en in de praktijk. Wie merkt dat zijn dag makkelijker wordt, gaat vanzelf mee.
Koppelen is het begin van automatiseren
Zolang je gegevens verspreid staan, blijft er handwerk. Pas als alle orders door één punt lopen, kun je voorraadplanning, vervoerderskeuze en facturatie echt automatiseren. Dat maakt het makkelijker om later een nieuw kanaal of een tweede magazijn toe te voegen zonder dat de boel uit elkaar valt.
Lees ook
- Wat een order management systeem is, en wanneer je er een nodig hebt
- EDI in order management
- Het BizBloqs order management systeem
Wil je weten wat de losse systemen je nu kosten? Vul je ordervolume en het aandeel orders dat opnieuw moet in de ROI-calculator. Je krijgt een indicatie, geen gegarandeerde besparing. Of plan een demo, dan lopen we samen je huidige opzet door en laten we zien waar de gaten zitten.
