Willem ten Asbroek, CEO von BizBloqs · 29. Oktober 2025
Aufträge kommen aus dem Onlineshop, von Amazon.de, aus dem B2B-Portal und per E-Mail. Jedes System hat seine eigenen Daten, und dazwischen tippen Mitarbeiter ab. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie mit Schnittstellenmanagement aus Insellösungen einen Auftragsfluss machen und welche Rolle das ERP dabei spielt.
Mehrere Kanäle sind normal, Datensilos auch
Wer heute verkauft, verkauft über mehrere Kanäle. Ein typischer Händler hat einen Shop auf Shopware 6, verkauft auf Amazon.de, Otto oder Kaufland, betreibt ein Portal für Geschäftskunden und vielleicht ein Ladengeschäft. Jeder Kanal liefert Aufträge mit eigenen Steuersätzen, Rabatten und Bestandsmeldungen.
Ohne zentrale Auftragsabwicklung bleiben zwei Wege: Daten von Hand übertragen, also einen Medienbruch in Kauf nehmen, oder halbe Anbindungen bauen, die immer wieder ausfallen. Fällt eine Aktualisierung aus, stimmt der Bestand nirgends mehr. Dann wird verkauft, was nicht mehr da ist (Überverkauf), oder Ware liegt im Regal, die online als ausverkauft gilt. Jedes weitere System macht das Ganze anfälliger. Aus einem einfachen Ablauf wird tägliche Feuerwehrarbeit.
Typische Fehler durch Datensilos:
- Doppelte Kundendatensätze und Auftragsnummern, die in den Systemen nicht übereinstimmen
- Bestandsabgleich, der zu spät oder gar nicht kommt, und damit Überverkäufe
- Rechnungen, die zwischen Shop und ERP von Hand abgeglichen werden
- Versandetiketten, die wegen unvollständiger Daten nicht gedruckt werden
- Kaum Überblick über Retouren und Gutschriften
- Keine gemeinsamen Auswertungen: Jeden Tag werden CSV-Exporte zusammenkopiert
Das kostet Geld und Vertrauen. Wer einmal eine falsche Lieferung bekommen hat, bestellt selten wieder. Und Mitarbeiter, die den ganzen Tag Fehler korrigieren, verlieren die Lust.
Warum das ERP das nicht allein schafft
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass ihr ERP die Aufträge mitverwalten kann. Ein ERP ist aber für die Buchhaltung gebaut, nicht für die Steuerung von Aufträgen in Echtzeit. Es ist starr, aktualisiert langsam und lässt sich schwer an moderne Schnittstellen (APIs) anbinden.
Die Lösung ist eine Auftragsschicht neben dem ERP. Sie übernimmt alles, was schnell gehen muss: Aufträge aufteilen, dem richtigen Lager zuweisen, Bestand reservieren und Änderungen sofort weitergeben. Das ERP bleibt für Buchung und Rechnung zuständig. Die Auftragsschicht sorgt dafür, dass die Lieferung stimmt und schnell rausgeht. Diese Rolle übernimmt die Auftragsmanagement Software von BizBloqs; was ein Order Management System grundsätzlich ist, erklären wir in einem eigenen Beitrag.
So wird aus Insellösungen ein Auftragsfluss
Alle Aufträge aus allen Kanälen landen an einer Stelle. Dort werden sie in ein einheitliches Format gebracht, auf Vollständigkeit geprüft und mit Artikel-, Preis- und Bestandsdaten ergänzt. Anhand von Lagerort und Regeln wird der Bestand dem passenden Lager zugewiesen, und der Pickauftrag geht automatisch an das Lagerverwaltungssystem. Ist das Paket unterwegs, gehen Sendungsnummer und Rechnungsdaten innerhalb von Sekunden an alle Kanäle zurück.
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Überblick über jeden Auftrag
Der Status jedes Auftrags ist in Echtzeit sichtbar, von der Bestätigung bis zur Zustellung, egal aus welchem Kanal er kommt. Verantwortliche sehen auf einem Dashboard, wie viele Aufträge offen sind, wie schnell sie abgearbeitet werden und wo Fehler auftreten. Entscheidungen fallen dann im Laufe des Tages, nicht erst nach dem Tagesbericht.
Order Routing: das richtige Lager automatisch wählen
Mit Regeln für das Order Routing entscheidet das System selbst, aus welchem Lager geliefert wird. Aufträge aus Norddeutschland gehen zum Beispiel an das nächstgelegene Lager im Norden, das spart Versandkosten. Artikel mit zu wenig Bestand erhalten automatisch den Status Rückstand. Für wichtige Kunden wird Bestand reserviert. So müssen weniger Entscheidungen von Hand getroffen werden, und die Abläufe bleiben auch in Spitzenzeiten gleich.
Bestandsabgleich über alle Kanäle
Eine der wichtigsten Funktionen ist der Bestandsabgleich in Echtzeit. Wird ein Artikel in einem Kanal verkauft, sinkt der Bestand sofort in allen anderen. Das verhindert Überverkäufe und erlaubt verlässliche Lieferzusagen. Im Auftragsmanagement von BizBloqs legen Sie zusätzlich die Verfügbarkeit je Verkaufskanal und einen Sicherheitsbestand je Kanal fest, so verkaufen Sie nie mehr, als Sie haben. Erst mit aktuellem Bestand funktionieren auch Click & Collect und Versand aus der Filiale, die Kunden im Handel und im B2B-Geschäft heute erwarten.
Anbindung an ERP und Lager
Die ERP-Schnittstelle läuft in beide Richtungen. BizBloqs ist unter anderem an SAP Business One, Business Central und Exact Online angebunden. Stammdaten wie Kunden, Artikelnummern und Preise werden automatisch ausgetauscht. Gleichzeitig steuert die Verbindung zum Lager Kommissionierung, Verpackung und Versand. Die Anbindung an Marktplätze läuft über ChannelEngine, die Anbindung von Versanddienstleistern wie DHL oder DPD über Sendcloud.
So arbeiten alle Abteilungen mit denselben Daten. Die Frage, wessen Excel-Liste stimmt, stellt sich nicht mehr.
Was Ihre Kunden davon merken
Wenn die Systeme zusammenarbeiten, merken es die Kunden. Die Auftragsbestätigung kommt sofort, die Verfügbarkeit im Shop stimmt, der Link zur Sendungsverfolgung funktioniert. Der Kundenservice muss sich seltener entschuldigen und hat Zeit für echte Beratung.
Im B2B-Geschäft schafft diese Transparenz Vertrauen bei Partnern, die sich auf Lieferzeiten und Statusmeldungen verlassen müssen.
Neue Kanäle ohne IT-Großprojekt
Eine Auftragsabwicklung in der Cloud wächst mit, ohne dass Sie in eigene Server investieren. Ein neuer Marktplatz oder ein neuer Fulfillment-Partner braucht kein monatelanges IT-Projekt, sondern eine Schnittstelle oder einen fertigen Konnektor. Das zählt, weil ständig neue Marktplätze und Vertriebswege entstehen. Wer schnell anbinden kann, verdient früher daran.
Sicherheit und Nachweisbarkeit
Die Daten laufen über verschlüsselte Verbindungen, und Zugriffsrechte richten sich nach der Rolle des Mitarbeiters. Jede Änderung wird protokolliert. In regulierten Branchen sorgt das für lückenlose Rückverfolgbarkeit: Die Historie lässt sich auf Ebene von Charge, Seriennummer und Los nachweisen.
In fünf Schritten zur verbundenen Auftragsabwicklung
- Bestandsaufnahme. Welche Systeme berühren einen Auftrag, und wo entstehen Verzögerungen oder doppelte Daten?
- Reihenfolge festlegen. Welcher Kanal wird zuerst angebunden?
- Regeln einrichten. Order Routing, Bestandszuweisung und der Umgang mit Ausnahmen.
- Testen. Schnittstellen prüfen und die Daten auf Richtigkeit kontrollieren.
- Schulen und live gehen. Schulung pro Rolle und Begleitung beim Start.
Ein guter Einführungspartner richtet jeden Schritt an Ihren bestehenden Abläufen aus, ohne den Betrieb zu stören.
Nach dem Start lohnt es sich, diese Kennzahlen zu verfolgen:
- Bearbeitungszeit pro Auftrag und Kanal
- Anteil fehlerfreier Aufträge
- Verzögerung beim Bestandsabgleich
- Dauer bis zur Erledigung einer Retoure
- Kundenzufriedenheit oder Net Promoter Score
Wenn das Team skeptisch ist
Ein neues System stößt oft auf Widerstand. Mitarbeiter fürchten, dass es kompliziert wird oder ihre Stelle wegfällt. Was hilft: wichtige Anwender früh einbeziehen, die Dashboards zeigen und konkret vorrechnen, wo Zeit gespart wird. Schulungen wirken am besten, wenn sie praktisch sind und auf die jeweilige Aufgabe zugeschnitten. Sobald jemand merkt, dass die eigene Arbeit einfacher wird, kommt die Akzeptanz von selbst.
Warum Schnittstellenmanagement im Handel die Grundlage der Auftragsabwicklung ist
Automatisierung scheitert an Datensilos. Solange Systeme getrennt sind, braucht es Umwege von Hand. Liegen die Auftragsdaten zentral, lassen sich weitere Schritte automatisieren: Bestandsplanung, Wahl des Versanddienstleisters, Rechnungsstellung, alles in Echtzeit. So lassen sich Fehler vermeiden, bevor sie beim Kunden ankommen. Wer die Auftragsabwicklung automatisieren will, fängt deshalb beim Schnittstellenmanagement an. Wie elektronische Bestellungen von Handelspartnern dazukommen, lesen Sie im Beitrag über die EDI Anbindung in der Auftragsabwicklung.
Zwei Fragen zu Ihren eigenen Systemen
- An wie vielen Stellen tippt heute jemand Auftragsdaten von einem System ins andere ab?
- Welches System hat bei Ihnen den „richtigen“ Bestand, und wie oft weicht ein anderes davon ab?
Wie viel Sie getrennte Systeme kosten, können Sie mit dem ROI-Rechner anhand Ihrer Auftragszahlen und Ihres Nacharbeitsanteils abschätzen.
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