Derving

Hoe je derving rekent

De som is de waarde van de voorraad die weg is, gedeeld door de inkoopwaarde van wat je in diezelfde periode hebt verkocht, maal honderd. Sommige bedrijven delen door de gemiddelde voorraadwaarde, en dat geeft uit hetzelfde verlies een groter getal. Beide delers kunnen; tussen de twee wisselen van jaar op jaar niet.

Wat meer waard is dan het rekenen, is de verdeling. Derving is niet één ding, en als één percentage gerapporteerd is het vrijwel onbruikbaar. Splits het in de categorieën die je echt kunt onderzoeken:

• Goederen die in het magazijn beschadigd zijn en nooit goed zijn afgeboekt.
• Ontvangstverschillen: er is te weinig geleverd, iemand heeft de vrachtbrief ondertekend, en het claimvenster is dichtgegaan.
• Pickfouten die zijn weggegaan en nooit zijn doorbelast.
• Houdbaarheid en veroudering op gedateerde artikelen.
• Gewone administratieve fouten: een boeking die twee keer is gedaan, een verwarde eenheid, een retour die op de verkeerde regel is ontvangen.
• Diefstal.

In de meeste magazijnen zijn de eerste vijf samen groter dan de zesde, en een telling die begint vanuit de aanname van diefstal maakt het team defensief en de gegevens slechter. Eerst tellen, dan splitsen, en als laatste conclusies trekken.

Er is geen goed getal

Een juwelier, een bouwmaterialenhandel en een diepvriesgroothandel verliezen voorraad op volstrekt verschillende manieren en in volstrekt verschillende mate, dus een getal van buiten is geen doel. Nul ook niet: een magazijn zonder geregistreerde derving is meestal een magazijn dat niet telt, en het verlies zit in de administratie te wachten tot het bij de jaarafsluiting wordt gevonden.

Vergelijk met je eigen vorige jaar, en per productgroep en per zone. Eén zone of één categorie die ver boven het gemiddelde van de vestiging uitkomt, is een concreet en vindbaar probleem.

In de praktijk

Dat verschil van € 24.000 op € 2,4 miljoen aan verkochte goederen tegen inkoopwaarde geeft een derving van één procent.

Uitgezocht valt het zo uiteen: € 9.000 schade die in het gebouw is ontstaan en nooit is afgeboekt, € 6.000 ontvangstverschillen bij drie leveranciers, € 4.000 houdbaarheid op gedateerde artikelen, en € 5.000 dat niemand kon verklaren.

Driekwart van het verlies heeft een bekende oorzaak en een bekende oplossing: een gewoonte om schade te registreren, teldiscipline bij de goederenontvangst, en strakker roteren op gedateerde voorraad. Het echte mysterie is € 5.000, en dat zou onzichtbaar zijn gebleven binnen die ene procent. De getallen hier zijn een voorbeeld.

Wat het getal beweegt

• Vaak en een beetje tellen. Regelmatige tellingen op rollende basis vinden een verlies terwijl de oorzaak nog te traceren is. Eén jaarlijkse telling vindt een getal dat niemand kan uitleggen. Op deze site staat een rekenhulp cyclisch tellen.
• Tellen bij de goederenontvangst. Een vrachtbrief ondertekenen is geen ontvangen. De meeste ontvangstverschillen worden weken later gevonden, als het claimvenster dicht is.
• Schade makkelijk te registreren maken. Kost het melden van een ingedrukte doos vijf minuten en een teamleider, dan wordt het niet gemeld, en dan wordt het derving.
• Locatiediscipline. Voorraad op de verkeerde locatie leest als weg tot iemand erover struikelt. Dat deel van het getal is een voorraadnauwkeurigheid-probleem in een dervingsjasje.
• Rotatie op gedateerde goederen. Eerst bederfelijk, eerst eruit, afgedwongen door het systeem en niet door het geheugen.
• Toegangsbeheer, met maat. Het hebben waard, het herzien waard, en niet de hele verklaring tot de andere vijf categorieën zijn uitgesloten.