Whitepaper: Lebensmittel-Großhandel-Software in der Praxis
Ein belgischer Importeur gesunder Lebensmittel beliefert Bioläden und Supermarktketten. Jeder Kunde will andere Belege, andere Etiketten, andere Abläufe. Dieses Whitepaper zeigt, wie das Unternehmen sein Lager mit einer Lebensmittel-Großhandel-Software darauf eingestellt hat.
Inhalt
- Das Unternehmen
- Herausforderungen
- Welche Lebensmittel-Großhandel-Software geprüft wurde
- Einführung: EDI, Kühlware und Tiefkühllager
- Zusammenarbeit
- Unerwarteter Nutzen
- Heutige Lage
- Kennzahlen
1. Das Unternehmen
Der Importeur sitzt in Brüssel und wurde 2014 gegründet. Die Gründer sahen eine Lücke: hochwertige Marken für gesunde Ernährung nicht nur in den Naturkostfachhandel zu bringen, sondern auch in den klassischen Lebensmitteleinzelhandel, der diesen Bereich gerade ausbaute.
Ein großer Teil des Sortiments ist bio. Dazu kommen Produkte ohne Bio-Siegel, die in ihrer Kategorie die gesündere Wahl sind, etwa asiatische Nudeln. Die Ware ist trocken, gekühlt oder tiefgekühlt. Als mittelgroßer Importeur und Distributor hat das Unternehmen seine Nische gefunden und wächst.
2. Herausforderungen: der erste große Kettenkunde
Das Unternehmen arbeitete zuerst mit Exact Globe und wechselte dann zu Exact Online Wholesale Premium. Am Anfang waren die Abläufe einfach und vieles lief von Hand.
Das änderte sich mit dem ersten Vertrag mit einer großen Handelskette. Die bestehenden Systeme stießen schnell an Grenzen. Für weiteres Wachstum und für die Anforderungen der großen Kunden musste das Lager digital werden. Ein Ansprechpartner von Exact stellte den Kontakt zu BizBloqs her.
3. Welche Lebensmittel-Großhandel-Software geprüft wurde
Nach einigen Gesprächen mit dem BizBloqs-Team war für den Importeur klar, dass hier Logistikerfahrung vorhanden war. Kosten und Dauer der Einführung waren angemessen. Besonders gefiel das Modell mit monatlichem Abonnement. Da das Unternehmen stark von verfügbaren Systemen abhängt, sprach auch der Cloud-Betrieb auf zuverlässiger Infrastruktur für die Lösung.
Zum Vergleich prüfte das Unternehmen Alternativen:
- ERP-Suiten für größere Unternehmen. Für den Bedarf überdimensioniert.
- Eine Eigenentwicklung durch einen belgischen Dienstleister. Hätte bei null angefangen: zu teuer, zu riskant, zu langsam.
BizBloqs deckte die Anforderungen ab, einschließlich EDI Anbindung, zu vertretbaren Kosten. Die Entscheidung für das Lagerverwaltungssystem fiel deshalb leicht.
4. Einführung: EDI, Kühlware und Tiefkühllager
EDI und kundenspezifische Abläufe
Gemeinsam wurden die Anforderungen festgelegt, die über den Standard hinausgingen. Zwei Punkte standen fest: EDI musste eingebunden werden, und Kommissionierung und Verpackung waren vergleichsweise komplex. Ziel war, jeden Kunden mit den richtigen Dokumenten, den richtigen Informationen und genau der bestellten Ware zu beliefern.
Der Alloti-Ablauf von Carrefour
Ein Großkunde, Carrefour, schreibt für ankommende Kartons und Paletten einen eigenen Ablauf vor: den Alloti-Ablauf mit Alloti-Karton und Alloti-Palette. Carrefour hat die Vorgaben sauber dokumentiert, die Umsetzung gelang ohne größere Schwierigkeiten.
Rolling Start statt Stichtag
Normalerweise werden erst alle Abläufe erfasst, dann konfiguriert und angepasst, dann testet der Kunde ausführlich und gibt frei. Weil Carrefour pünktlich beliefert werden musste, lief dieses Projekt als „Rolling Start“: Das System ging schrittweise live, während es noch eingerichtet wurde. Das verlangte enge Abstimmung auf beiden Seiten und gelang. Technisch ist ein Rolling Start mit BizBloqs gut machbar; die größere Herausforderung liegt meist beim Kunden.
Kühlware und Tiefkühllager
Das Unternehmen nutzte die damals noch relativ neuen Funktionen für gekühlte und tiefgekühlte Ware voll aus. Kühlware und TK-Ware liegen in eigenen Zonen und werden im selben System geführt wie die Trockenware.
NVE-Etiketten auf A4
Eine Besonderheit: Die Palettenetiketten mit NVE (international SSCC) kommen hier nicht als Aufkleber aus dem Etikettendrucker, sondern werden doppelt auf A4-Papier gedruckt. Das Format der NVE-Etiketten und der Lieferscheine ist pro Kunde und Kundengruppe genau auf deren Vorgaben abgestimmt.
Zwanzig Planänderungen
Der Einführungsplan wurde rund zwanzigmal angepasst, weil neue Erkenntnisse und neue Kundenwünsche dazukamen. Mehrere Kunden hatten ihre eigenen Abläufe noch nicht festgelegt und änderten ihre Vorgaben laufend. Das ist bis heute so. Die Flexibilität der Plattform erlaubt es, diesen Änderungen ohne hohe Kosten und ohne Störung des Tagesgeschäfts zu folgen.
Die größten Schwierigkeiten der Einführung lagen beim EDI eines Drittanbieters, nicht bei BizBloqs.
Vom Bioladen bis zur Supermarktkette
Der Importeur beliefert sehr unterschiedliche Kunden: den einzelnen Bioladen, den Markt um die Ecke mit einem kleinen Regal für gesunde Ernährung und die großen Supermarktketten. Daraus ergibt sich eine große Spannweite bei den Aufträgen: von gut 100 Euro bis zu Zehntausenden Euro. Beide Extreme müssen effizient abgewickelt werden, jeweils mit den Unterlagen, die der Kunde erwartet.
Vor allem die großen Kunden verlangen, dass der Lieferant sich an ihre Abläufe hält. Das heißt: automatisierte, kundenspezifische Abläufe pro Auftrag. Ein Kunde will einen Lieferschein mit Einzelpreisen, ein anderer nimmt die Ware nur ohne Preise an. Ein dritter verlangt eigene Artikelnummern.
Ein Mitgründer und Business Development Executive des Importeurs sagt sinngemäß: BizBloqs verstehe die Lagerprozesse wirklich, und durch die Flexibilität auf Kundenebene lasse sich jeder Ablauf so abbilden, dass das beste Ergebnis entsteht.
5. Zusammenarbeit
Die Prozessexperten von BizBloqs waren während der Einführung und nach dem Livegang ein fester Anker. Derselbe Mitgründer beschreibt es so: Das Unternehmen schaffe Vertrauen, weil es da sei, wenn man es wirklich brauche. Auch der Support hat sich immer wieder bewährt.
Ein Beispiel: Ein großer Händler leitete Lieferungen an ein anderes Verteilzentrum um und änderte dabei seine Belegvorgaben. Innerhalb von zwei Tagen waren die Dokumente angepasst und die Lieferungen wieder regelkonform.
6. Unerwarteter Nutzen: schnellere Einarbeitung
Bei der Auswahl spielte es keine Rolle, im Alltag zeigte es sich schnell: Neue Leute sind schneller eingearbeitet. Die erfahrenen Mitarbeiter machten ohnehin kaum Fehler. Aber auch Praktikanten, Studenten oder Kollegen aus dem Vertrieb, die für einen Tag oder ein paar Stunden aushelfen, arbeiten fehlerfrei, weil das System sie führt.
Scanner nehmen, Anweisungen auf dem Bildschirm folgen. Der Scanner erzwingt den richtigen Ablauf. Bei hohen Mengen und geringen Margen ist jeder Fehler teuer, deshalb fällt dieser Nutzen schnell ins Gewicht.
7. Heutige Lage
Pandemie, Brexit und andere Umbrüche haben den Markt durchgeschüttelt. Der Importeur ist trotzdem weiter gewachsen und entwickelt seine Abläufe gemeinsam mit BizBloqs weiter.
8. Kennzahlen
- Durchschnittlich 5 gleichzeitige Benutzer arbeiten im System, für Einkaufsaufträge, Verkaufsaufträge und Versand.
- Die Auftragsmanagement Software verarbeitet Hunderte Aufträge pro Monat.
- In einem starken Monat gehen bis über 100.000 Versandeinheiten ein und aus.
- Die Mengen schwanken von Monat zu Monat deutlich. Das Abrechnungsmodell bestraft weder Spitzen noch ruhige Monate.
Seitlich wischen, um die ganze Abbildung zu sehen.
Mehr zur Lebensmittellogistik mit BizBloqs und eine weitere Fallstudie aus dem Lebensmittelgroßhandel finden Sie auf den verlinkten Seiten.
Zwei Fragen zu Ihrem eigenen Lebensmittelvertrieb
- Wie viele verschiedene Lieferschein- und Etikettenformate verlangen Ihre Kunden heute, und wer pflegt sie?
- Was passiert in Ihrem Lager, wenn eine Supermarktkette morgen ein neues Verteilzentrum und neue Belegvorgaben nennt?
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- Was muss eine Lebensmittel-Großhandel-Software können, wenn man Supermarktketten beliefert?
- Im Fall dieses Importeurs: EDI mit den Ketten, kundenspezifische Lieferscheine (mit oder ohne Preise, eigene Artikelnummern), NVE-Etiketten im verlangten Format und eigene Abläufe pro Kunde, etwa den Alloti-Ablauf bei Carrefour. Dazu getrennte Zonen für Trocken-, Kühl- und Tiefkühlware.
- Können Kühlware und Tiefkühlware im selben System verwaltet werden?
- Ja. Gekühlte und tiefgekühlte Artikel liegen in eigenen Zonen und werden im selben Lagerverwaltungssystem geführt wie die Trockenware.
- Wie lange dauert es, Belegvorgaben eines Händlers umzustellen?
- Als ein großer Händler Lieferungen an ein anderes Verteilzentrum umleitete und neue Dokumente verlangte, war die Umstellung in zwei Tagen erledigt.
- Reicht Exact Online für einen wachsenden Lebensmittelvertrieb?
- Für die Buchhaltung und den Handel ja. Für EDI, kundenspezifische Kommissionierung und Versandbelege brauchte der Importeur zusätzlich ein Lagerverwaltungssystem, das an Exact Online angebunden ist.