Kosmetik Logistik: Chargen, Haltbarkeit und Geschenksets im Griff

Im November ist das Lager eines Kosmetikhändlers ein anderer Ort. Adventskalender, Geschenksets, Aktionen auf Amazon.de und Otto, dazu der eigene Shop und vielleicht ein Drogerie- oder Parfümeriekunde, der palettenweise bestellt. Die Mengen steigen, die Zahl der verschiedenen Artikel auch, und jedes Produkt trägt eine Chargennummer, die im Ernstfall zählt. Kosmetik Logistik heißt deshalb: Chargen, Haltbarkeit und Sets jederzeit im Griff.

Diese Seite ist für Hersteller, Marken und Händler von Kosmetik und Körperpflege mit eigenem Lager. Wenn Sie Ihre Logistik vollständig an einen Dienstleister ausgelagert haben, ist sie eher etwas für ihn.

Was die EU-Kosmetikverordnung fürs Lager bedeutet

Die europäische Kosmetikverordnung verlangt unter anderem, dass jede Verpackung eine Chargennummer trägt und eine Angabe zur Haltbarkeit: ein Mindesthaltbarkeitsdatum oder, bei länger haltbaren Produkten, die Haltbarkeit nach dem Öffnen (PAO, das Tiegel-Symbol mit „12M“ oder „24M“).

Für das Lager heißt das zweierlei:

• Sie müssen wissen, welche Charge an wen ging. Meldet ein Rohstofflieferant ein Problem, wollen Sie schnell wissen, welche Händler und Endkunden betroffen sind.
• Ware mit Datum muss in der richtigen Reihenfolge raus. Was zuerst abläuft, geht zuerst. Das Prinzip heißt FEFO.

Wie Chargennummer und Haltbarkeit zusammenspielen, lesen Sie in Chargennummer und MHD einfach erklärt.

Typische Probleme in der Kosmetiklogistik

Chargen werden nicht erfasst. Beim Wareneingang fehlt die Zeit, also wird die Charge „später“ eingetragen. Später kommt nie.

Sets werden von Hand gepackt, ohne Buchung. Das Set ist verkauft, aber die Einzelteile sind laut System noch da. Die nächste Bestellung des Einzelartikels scheitert am Regal.

Leicht entzündliche Ware liegt, wo Platz ist. Parfüm, Nagellackentferner und Sprays brauchen eigene Lagerbereiche. Ob sie dort liegen, hängt im Papierlager vom Mitarbeiter ab.

Aktionen sprengen die Abläufe. Ein Influencer-Post, ein Marktplatz-Deal, und plötzlich kommen an einem Tag so viele Bestellungen wie sonst in einer Woche.

Bestände im Shop und auf Marktplätzen laufen auseinander. Verkauft wird, was laut Liste noch da ist.

Wie ein Lagerverwaltungssystem hilft

Ein Lagerverwaltungssystem nimmt sich diese Probleme einzeln vor:

Charge und Datum beim Wareneingang. Der Mitarbeiter scannt den Artikel und erfasst Charge und Mindesthaltbarkeit, bevor die Ware eingelagert wird.

Kommissionierung nach Ablaufdatum. Das System schlägt die Charge vor, die zuerst abläuft. Der Scan prüft, ob die richtige gegriffen wurde.

Sets als Stückliste. Geschenksets und Adventskalender werden als eigener Artikel mit Kitting zusammengestellt. Die Einzelteile werden abgebucht, das Set zugebucht, und die Chargen bleiben nachvollziehbar.

Feste Lagerplätze für besondere Ware. Entzündliche Produkte bekommen eigene Lagerplätze, und jeder sieht beim Scan, wo der Artikel hingehört.

Aktionsspitzen bündeln. Viele kleine Bestellungen mit denselben Artikeln werden in einem Rundgang kommissioniert (Batch-Kommissionierung).

Ein Bestand für alle Kanäle. Shop und Marktplätze sehen denselben verfügbaren Bestand, über die Anbindung an Marktplätze.

Retouren prüfen. Geöffnete Kosmetik kann meist nicht zurück in den Verkauf. Retouren werden gescannt, geprüft und eingestuft, mit Foto, wenn nötig. Mehr zum Retourenmanagement im Onlineshop.

Wie die Chargenverwaltung und die übrigen Funktionen im Detail aussehen, finden Sie in der Funktionsübersicht. Wie andere Sektoren das lösen, lesen Sie unter Rückverfolgbarkeit Software.

Zwei Fragen zu Ihrem eigenen Lager

Wie viele Artikel liegen bei Ihnen auf Kommissionierplätzen, die seltener als einmal im Monat geleert werden?

Wenn eine Charge zurückgerufen wird: Wissen Sie, in welchen Geschenksets sie steckt?

Was verlangt die Kosmetikverordnung vom Lager?

Auf jeder Verpackung steht eine Chargennummer, und je nach Produkt ein Mindesthaltbarkeitsdatum oder die Haltbarkeit nach dem Öffnen. Damit Sie bei einer Meldung oder einem Rückruf handeln können, sollten Sie wissen, welche Charge an welchen Kunden ging.

Was bedeutet PAO bei Kosmetik?

Period after opening: das Symbol mit dem offenen Tiegel und einer Zahl wie 12M. Es gibt an, wie lange ein Produkt nach dem Öffnen verwendet werden kann. Für das Lager zählen vor allem die Charge und, wo angegeben, das Mindesthaltbarkeitsdatum.

Wie verwalte ich Geschenksets im Lager?

Als eigenen Artikel mit Stückliste. Beim Zusammenstellen werden die Einzelteile vom Bestand abgebucht und das fertige Set zugebucht. So stimmen beide Bestände.

Was bedeutet die Haltbarkeit bei Kosmetik für das Lager?

Je nach Produkt trägt die Verpackung ein Mindesthaltbarkeitsdatum oder die Haltbarkeit nach dem Öffnen (PAO). Im Lager erfassen Sie Charge und Mindesthaltbarkeit schon beim Wareneingang. Bei der Kommissionierung geht zuerst raus, was zuerst abläuft; das Prinzip heißt FEFO.